Comment utiliser le back-office Manawa pour gérer vos activités

L'espace partenaire Manawa, c'est quoi ?

Votre espace partenaire (ou back-office) est votre tableau de bord personnel pour tout gérer sur Manawa : activités, réservations, factures, avis clients, disponibilités, documents administratifs, et bien plus encore. C'est un outil simple et complet pour suivre votre activité en temps réel.

Accessible via backoffice.manawa.com, il est conçu pour vous faire gagner du temps, réduire les erreurs, et optimiser vos ventes.

🔑 Se connecter à votre espace partenaire

Pour accéder à votre back-office, rendez-vous sur backoffice.manawa.com.

• Votre identifiant est l’adresse email sur laquelle vous recevez les communications officielles de Manawa.
• Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez simplement sur “Mot de passe oublié" sur la page de connexion.
• Vous recevrez un lien de réinitialisation par email.

En cas de problème, vous pouvez toujours nous écrire à [email protected], notre équipe vous aidera rapidement.

Que pouvez-vous faire depuis votre espace partenaire ?

Suivre et gérer vos réservations

Dans le menu Bookings, vous retrouvez toutes vos réservations : passées, à venir ou personnalisées. Vous pouvez filtrer par date, télécharger un fichier CSV, ou cliquer sur chaque réservation pour consulter les détails (participants, date, statut, commentaires).

Depuis cet espace, vous pouvez également accepter ou commenter une demande, reprogrammer une activité, ou encore valider / demander un remboursement, selon le cas.

Consulter les avis clients

Dans Reviews, vous pouvez lire les retours laissés par vos clients, avec une note sur 5 et un commentaire. C'est un excellent outil pour améliorer la qualité de vos activités et nous faire des retours si besoin.

Accéder à vos factures et paiements

L'onglet Invoices regroupe toutes vos factures mensuelles. Vous pouvez les télécharger au format PDF et voir les montants versés. Un suivi clair pour votre comptabilité.

Ajouter ou modifier une activité

Dans Add your activities, vous pouvez proposer la création d’une nouvelle activité (type, lieu, niveau, matériel fourni, etc.). Une fois le formulaire rempli, l’équipe Manawa le retravaillera selon nos standards, puis publiera l’activité ou reviendra vers vous si des précisions sont nécessaires.

Mettre à jour vos documents administratifs

Dans Admin & payments, vous pouvez nous partager vos nouveaux documents légaux (assurance, licence, Kbis, etc.) ainsi que vos informations bancaires. Le tout en toute sécurité. Ils seront ensuite vérifiés et traités par l’équipe Manawa.

NOUVEAU - Gérer vos disponibilités et vos tarifs

À partir du 1er décembre 2025, vous aurez la possibilité de gérer vous-même vos prix et vos disponibilités directement depuis votre espace partenaire Manawa.

Si vous utilisez déjà un logiciel de réservation connecté à Manawa via API, cette fonctionnalité ne vous concerne pas.

Avec ce nouvel outil, vous pourrez mettre à jour :

• vos saisons et créneaux d’ouverture,
• vos périodes de fermeture,
• vos stocks disponibles,
• vos types de participants,
• vos prix et vos offres spéciales.

⚠️ Attention : toute modification est immédiate et peut impacter l'affichage de vos pages Manawa. En cas de doute, écrivez-nous à [email protected], nous pouvons faire la modification pour vous ou organiser un rendez-vous pour vous former rapidement à l’utilisation de cet outil.

Accéder au blog partenaire

L'onglet Partners blog vous donne accès aux meilleurs conseils pour booster vos réservations : astuces, interviews, nouveautés, guides pratiques.

Tips pratiques pour mieux utiliser votre back-office

Utiliser le back-office comme une appli mobile 📱

L’espace partenaire de Manawa est mobile-friendly. Vous pouvez l'utiliser sur votre smartphone comme une application :

Sur Android :

1. Ouvrez backoffice.manawa.com dans Chrome.
2. Appuyez sur les trois points en haut à droite.
3. Cliquez sur "Ajouter à l'écran d'accueil".
4. Renommez le raccourci (ex. : "Manawa BO") et validez.

Sur iPhone :

1. Ouvrez backoffice.manawa.com dans Safari.
2. Appuyez sur l'icône Partager (carré + flèche).
3. Choisissez "Sur l'écran d'accueil".
4. Validez. Le back-office apparaît comme une app.

Accepter ou reprogrammer une demande de réservation

Lorsque vous recevez une nouvelle demande, vous avez deux options pour y accéder :

• directement depuis l’email ou le SMS reçu, en un clic,
• ou en vous connectant à votre espace partenaire, dans l’onglet Bookings.

Depuis la fiche de réservation, vous avez accès à trois options principales : Accepter, Replanifier ou Refuser.

• Accepter : la réservation est immédiatement confirmée, et vous recevez l’ensemble des coordonnées du client.
• Replanifier : vous pouvez proposer 2 à X nouvelles dates. Le client reçoit votre proposition par email et SMS.
  • S’il accepte dans le délai imparti (entre 3 et 24 heures selon la date de l’activité), la réservation est automatiquement validée.
  • S’il refuse ou ne répond pas, la demande est transmise à l’équipe support de Manawa pour un traitement manuel.
• Refuser : vous pouvez laisser un commentaire à l’équipe Manawa (ex. : proposer une autre activité, signaler une indisponibilité exceptionnelle). Le client ne reçoit pas ce message directement, c’est le service client qui prendra le relais.

💡 N’hésitez pas à utiliser le bouton Refuser avec commentaire pour signaler toute situation particulière ou proposer une alternative au client.

Demander un remboursement (en cas d’annulation de votre part)

Si vous devez annuler une activité et souhaitez rembourser votre client, vous pouvez en faire la demande directement en ligne, depuis votre backoffice. La procédure est simple et rapide :

1. Connectez-vous sur backoffice.manawa.com
2. Allez dans l’onglet Bookings
3. Cliquez sur l’onglet FINISHED (ou ALL)
4. Sélectionnez la réservation concernée
5. Cliquez sur le bouton “Refund the customer”

Une notification est immédiatement envoyée à Manawa, qui procédera à l’annulation et au remboursement de la réservation.

⚠️ Attention : si vous cliquez sur “Refund the customer”, le remboursement est intégral et immédiat. Vous ne pourrez plus revenir en arrière. En cas de doute (remboursement partiel, litige client, conditions météo…), contactez-nous avant à [email protected], nous pourrons vous conseiller ou effectuer l’action manuellement.

Valider ou refuser une demande de remboursement client

Lorsqu’un client demande l’annulation d’une réservation, vous êtes immédiatement notifié par email et une alerte dans votre back-office.

Ce message contient toutes les informations nécessaires : détails de la réservation, coordonnées du client, et un bouton pour accepter ou refuser la demande de remboursement.

⚠️ Attention : si vous acceptez le remboursement, celui-ci est traité automatiquement. En cas de doute (météo, politique d’annulation, communication avec le client…), n’hésitez pas à nous écrire à [email protected] avant de valider la demande.

Comment gérer vos disponibilités et vos tarifs 🗓️

⚠️ Attention : toute modification est immédiate. En cas de doute, écrivez-nous à [email protected], nous pouvons faire la modification pour vous ou organiser un rendez-vous pour vous former à l’utilisation de cet outil.

2 onglets sensibles à bien comprendre

Ces deux onglets impactent directement l’affichage de vos pages sur Manawa. Une erreur peut rendre votre activité invisible ou non réservable :

• Saisons : définissez vos périodes d’ouverture, vos jours actifs, vos horaires, vos saisons basse/haute, etc.
• Catégories de prix : créez vos types de participants (adulte, enfant, groupe, etc.).

Prenez le temps de bien les paramétrer. Si besoin, demandez-nous un accompagnement.

3 onglets faciles à prendre en main

• Fermetures exceptionnelles & stocks : dans le calendrier, bloquez facilement une date ou un créneau, ou ajustez le nombre de places restantes.
• Feuille de prix : mettez à jour vos tarifs en début ou fin de saison.

Rappel important : vos prix Manawa doivent être identiques à ceux que vous pratiquez en direct. En cas de non-respect, nous pourrons désactiver cette fonctionnalité, voire suspendre notre partenariat.

• Offres spéciales : activez des promotions ponctuelles pour booster vos réservations à certaines périodes.

En résumé

Votre espace partenaire Manawa vous permet de gérer les aspects de votre activité en quelques clics : réservations, paiements, disponibilités, documents, et bien plus encore. Il a été conçu pour vous offrir plus d’autonomie, de clarté et de réactivité dans votre quotidien.

Ce back-office évolue en continu dans le cadre de nos projets, avec l’objectif de vous proposer de nouvelles fonctionnalités utiles et concrètes.

Connectez-vous dès maintenant sur backoffice.manawa.com !