Comment gérer vos réservations sur Manawa ?

Partenaires connectés à l'API : Vos réservations atterrissent directement dans votre logiciel de réservation. Vous n'avez pas besoin de valider manuellement les demandes. Cependant, vous pouvez toujours utiliser l'onglet Réservations pour visualiser vos réservations Manawa et, le cas échéant, gérer les annulations, puisque votre logiciel ne les renvoie pas à Manawa.

Chaque réservation effectuée sur Manawa passe par votre back-office. C'est là que vous trouverez toutes les demandes en attente, les réservations à venir confirmées, l'historique des activités passées et les coordonnées de vos clients. Ce guide vous explique comment gérer tout cela, sans stress.

1. L'onglet Inscriptions : vue d'ensemble

Connectez-vous à backoffice.manawa.com et cliquez sur Réservations dans le menu de gauche. Toutes vos réservations sont organisées en 4 filtres :

💡 Astuce comptable : Le bouton Télécharger CSV (en haut à droite) vous permet d'exporter toutes vos réservations dans un fichier Excel - très pratique pour vos comptes de fin de saison.

2. Répondre à une demande de réservation

Chaque nouvelle demande de réservation est accompagnée d'un statut " en attente" . Vous recevez un courriel et un SMS d'alerte dès qu'une demande est reçue. Vous pouvez y répondre directement à partir du lien contenu dans l'e-mail ou depuis votre back-office.

Répondre dans les 48 heures

Après 48 heures sans réponse, la réservation peut être annulée ou redirigée vers un autre partenaire. Plus vous répondez rapidement, mieux c'est pour votre taux de conversion et votre visibilité sur Manawa.

Accéder à une demande à partir du back-office :

1. Allez dans Réservations → À venir.
2. Cliquez sur la réservation dont le statut est " en attente" .
3. Le détail de la réservation s'ouvre avec le bloc "Confirmation requise".
4. Choisissez l'une des trois options : Accepter, Reporter ou Refuser.

✅ Accepter

La réservation est confirmée immédiatement. Le client reçoit une confirmation et vous obtenez ses coordonnées.

📅 Reporter

Vous proposez d'autres créneaux horaires. Le client choisit ou refuse. Idéal lorsque le créneau demandé est complet.

❌ Déclin

Vous refusez la demande. Le service d'assistance de Manawa prend le relais auprès du client. Vous ne payez pas de frais.

3. Acceptation d'une réservation

C'est l'option la plus simple. En cliquant sur Accepter, vous confirmez la réservation telle qu'elle a été demandée : même date, même heure, même nombre de participants.

1. Cliquez sur Accepter dans le bloc "Confirmation requise".
2. La réservation passe immédiatement à l'étatBookedstatus.
3. Le client reçoit une confirmation par courrier électronique.
4. Vous recevez les coordonnées complètes du client (nom, numéro de téléphone, adresse électronique).

Bonne habitude: Accepter le plus tôt possible. Un client qui obtient une confirmation rapide est un client rassuré, et un client rassuré ne va pas chercher une alternative ailleurs.

4. Reprogrammation (proposition d'autres dates)

Vous ne pouvez pas honorer le créneau demandé, mais vous pouvez accueillir le client à un autre moment ? Utilisez Reschedule pour lui proposer des alternatives.

1. Cliquez sur Réorganiser.
2. Indiquez si vous souhaitez fermer le créneau original (il est entièrement réservé) ou le laisser ouvert (par exemple, vous avez de la capacité, mais pas pour cette demande spécifique).
3. Proposez au moins 2 dates alternatives. Vous pouvez en ajouter d'autres en utilisant le bouton "+ Ajouter une date".
4. Confirmez. Le client reçoit vos propositions par e-mail et par SMS.

ℹ️ Ce qui se passe ensuite: Le client dispose de 3 à 24 heures pour répondre (en fonction de la proximité de la date de l'activité). S'il accepte l'une de vos propositions, la réservation est automatiquement confirmée. S'il refuse ou ne répond pas à temps, le dossier est transmis au service d'assistance de Manawa, qui prend le relais.

5. Refuser une réservation

Parfois, le refus est la seule option raisonnable, indisponibilité exceptionnelle, conditions météorologiques incompatibles, créneau horaire fermé. Aucun frais n'est facturé si vous devez refuser une demande.

1. Cliquez sur Décliner.
2. Indiquez si vous souhaitez fermer le créneau ou le laisser ouvert pour de futures réservations.
3. Laissez un message à l'équipe d'assistance Manawa (raison du refus, alternative possible à suggérer au client...). Ce message n'est pas envoyé directement au client, l'équipe d'assistance gère la communication de son côté.
4. Confirmer.

⚠️ Prévenir plutôt que décliner: Des refus répétés pour un même créneau sont souvent le signe que votre calendrier Manawa n'est pas à jour. Utilisez l'outil Fermetures et stock pour bloquer à l'avance les créneaux non disponibles, vous éviterez ainsi les demandes que vous ne pouvez pas honorer et vous protégerez votre visibilité sur la plateforme.

6. Trouver les coordonnées d'un client

Dès qu'une réservation est confirmée(Booked), vous avez accès aux coordonnées complètes du client dans l'onglet Upcoming.

1. Allez dans Réservations → À venir.
2. Cliquez sur la réservation confirmée.
3. Un panneau latéral s'ouvre avec tous les détails : date, participants, activité... et juste en dessous, les coordonnées du client.

💡 Utilisez ces informations: N'hésitez pas à contacter directement votre client pour confirmer le point de rendez-vous, les conditions d'accès, ce qu'il faut apporter, ou tout autre détail logistique. Un client bien informé est synonyme d'une activité fluide, et d'une excellente critique.

Une question sur une réservation spécifique ?

Pour tout ce qui concerne une réservation en cours, une demande de modification de la part d'un client ou un problème après-vente, contactez notre équipe d'assistance : [email protected]. Pour tout ce qui concerne votre compte, vos activités ou votre partenariat : [email protected].