Wie können Sie Ihre Buchungen auf Manawa verwalten?

API-verbundene Partner: Ihre Buchungen landen direkt in Ihrer Buchungssoftware. Sie müssen Anfragen nicht manuell validieren. Sie können jedoch weiterhin die Registerkarte "Buchungen" verwenden, um Ihre Manawa-Reservierungen einzusehen und bei Bedarf Stornierungen zu verwalten, da Ihre Software diese nicht an Manawa zurückgibt.

Jede Buchung, die über Manawa getätigt wird, läuft über Ihr Back-Office. Hier finden Sie alle ausstehenden Anfragen, bestätigte Reservierungen, den Verlauf der vergangenen Aktivitäten und die Kontaktdaten Ihrer Kunden. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie alles stressfrei handhaben können.

1. Die Registerkarte Buchungen: Übersicht

Loggen Sie sich auf backoffice.manawa.com ein und klicken Sie im linken Menü auf Buchungen. Alle Ihre Reservierungen sind in 4 Filtern organisiert:

💡 Tipp für die Buchhaltung : Mit der Schaltfläche CSV herunterladen (oben rechts) können Sie alle Ihre Buchungen als Excel-Datei exportieren - sehr praktisch für Ihre Abrechnung am Ende der Saison.

2. Beantwortung einer Buchungsanfrage

Jede neue Buchungsanfrage wird mit dem Status " Ausstehend" versehen. Sie erhalten eine E-Mail und eine SMS-Benachrichtigung, sobald eine Anfrage eingeht. Sie können direkt über den Link in der E-Mail oder von Ihrem Back-Office aus antworten.

⏰ Reagieren Sie innerhalb von 48 Stunden

Nach 48 Stunden ohne Antwort kann die Buchung storniert oder an einen anderen Partner weitergeleitet werden. Je schneller Sie reagieren, desto besser für Ihre Konversionsrate und Ihre Sichtbarkeit auf Manawa.

Um eine Anfrage aus dem Back-Office abzurufen:

1. Gehen Sie zu Buchungen → Demnächst.
2. Klicken Sie auf die Reservierung mit dem Status " Ausstehend" .
3. Die Buchungsdetails öffnen sich mit dem Block "Bestätigung erforderlich" .
4. Wählen Sie eine der 3 Optionen: Annehmen, Verschieben oder Ablehnen.

✅ Akzeptieren

Die Buchung wird sofort bestätigt. Der Kunde erhält eine Bestätigung und Sie erhalten seine Kontaktdaten.

📅 Umplanen

Sie schlagen alternative Zeitnischen vor. Der Kunde wählt aus oder lehnt ab. Ideal, wenn der angefragte Slot voll ist.

❌ Niedergang

Sie lehnen die Anfrage ab. Der Manawa-Support übernimmt das Gespräch mit dem Kunden. Für Sie fallen keine Gebühren an.

3. Akzeptieren einer Buchung

Dies ist die einfachste Option. Wenn Sie auf " Akzeptieren" klicken, wird die Buchung wie gewünscht bestätigt: gleiches Datum, gleiche Uhrzeit, gleiche Teilnehmerzahl.

1. Klicken Sie im Block "Bestätigung erforderlich" auf Akzeptieren .
2. Die Buchung geht sofort in den Status Gebucht über.
3. Der Kunde erhält seine Bestätigung per E-Mail.
4. Sie erhalten die vollständigen Kontaktinformationen des Kunden (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse).

✅ Gute Angewohnheit: Akzeptieren Sie so früh wie möglich. Ein Kunde, der eine schnelle Bestätigung erhält, ist ein beruhigter Kunde, und ein beruhigter Kunde sucht nicht woanders nach einer Alternative.

4. Terminverschiebung (Vorschlag alternativer Termine)

Sie können den angefragten Termin nicht wahrnehmen, aber Sie können den Kunden zu einer anderen Zeit empfangen? Nutzen Sie Reschedule, um ihm Alternativen anzubieten.

1. Klicken Sie auf Neu terminieren.
2. Geben Sie an, ob Sie den ursprünglichen Slot schließen (er ist ausgebucht) oder offen halten wollen (z. B. Sie haben Kapazität, aber nicht für diese spezielle Anfrage).
3. Schlagen Sie mindestens 2 alternative Termine vor. Über die Schaltfläche "+ Datum hinzufügen" können Sie weitere hinzufügen.
4. Bestätigen Sie. Der Kunde erhält Ihre Vorschläge per E-Mail und SMS.

ℹ️ Wie geht es weiter? Der Kunde hat 3 bis 24 Stunden Zeit, um zu antworten (je nachdem, wie nah das Datum der Aktivität ist). Wenn er einen Ihrer Vorschläge annimmt, wird die Buchung automatisch bestätigt. Lehnt er ab oder antwortet er nicht rechtzeitig, wird der Fall an den Manawa-Support weitergeleitet, der sich darum kümmert.

5. Ablehnung einer Buchung

Manchmal ist eine Absage die einzige vernünftige Option: außergewöhnliche Nichtverfügbarkeit, unverträgliche Wetterbedingungen, ein geschlossener Termin. Es werden keine Gebühren erhoben, wenn Sie eine Anfrage ablehnen müssen.

1. Klicken Sie auf Ablehnen.
2. Geben Sie an, ob Sie den Slot schließen oder für zukünftige Buchungen offen lassen wollen.
3. Hinterlassen Sie eine Nachricht an das Manawa-Supportteam (Grund für die Ablehnung, mögliche Alternativen, die Sie dem Kunden vorschlagen möchten...). Diese Nachricht wird nicht direkt an den Kunden gesendet, der Support übernimmt die Kommunikation auf seiner Seite.
4. Bestätigen Sie.

⚠️ Vorbeugen statt ablehnen: Wiederholte Ablehnungen desselben Slots sind oft ein Zeichen dafür, dass Ihr Manawa-Kalender nicht auf dem neuesten Stand ist. Nutzen Sie das Tool " Closures and stock ", um nicht verfügbare Slots im Voraus zu blockieren. So vermeiden Sie Anfragen, denen Sie nicht nachkommen können, und schützen Ihre Sichtbarkeit auf der Plattform.

6. Suche nach den Kontaktdaten eines Kunden

Sobald eine Buchung bestätigt ist(Gebucht), haben Sie über die Registerkarte "Kommende" Zugriff auf die vollständigen Kontaktdaten des Kunden.

1. Gehen Sie zu Buchungen → Demnächst.
2. Klicken Sie auf die bestätigte Buchung.
3. Es öffnet sich ein Seitenfenster mit allen Details: Datum, Teilnehmer, Aktivität ... und direkt darunter die Kontaktdaten des Kunden.

💡 Verwenden Sie diese Angaben: Zögern Sie nicht, Ihren Kunden direkt zu kontaktieren, um den Treffpunkt, die Zugangsbedingungen, die Mitbringsel oder andere logistische Details zu bestätigen. Ein gut informierter Kunde bedeutet einen reibungslosen Ablauf und eine gute Bewertung.

Eine Frage zu einer bestimmten Buchung?

Für alles, was mit einer laufenden Buchung, einer Änderungsanfrage oder einem Kundendienstproblem zu tun hat, wenden Sie sich an unser Support-Team: [email protected]. Bei Fragen zu Ihrem Konto, Ihren Aktivitäten oder Ihrer Partnerschaft: [email protected].